¿Cómo cambiar de administrador de fincas?
Muchos creen que tras contratar un administrador de su comunidad es muy difícil reemplazarlo, pero no es una obligación de la comunidad de vecinos mantener en el cargo a un gerente. Por eso te explicamos cómo cambiar de administrador de fincas, bien sea para emplear un servicio más barato o porque no está cumpliendo sus funciones, es factible el cambio. ¡Sigue leyendo para saber más!
Señales de que tu comunidad necesita cambiar de administrador
¿Quieres saber si es el momento de cambiar el administrador de fincas de la comunidad de propietarios? Hay algunas señales que muestran que hay una gestión ineficaz. Entre ellas podemos mencionar las siguientes:
Falta de transparencia y retrasos en cuentas
La gestión financiera debe ser transparente y las cuentas tienen que estar claras. Si esto no ocurre, estamos ante una mala administración, lo que puede generar problemas a la comunidad.
Incumplimiento del contrato y mala comunicación
El contrato del administrador especifica cuáles son sus funciones y este debe cumplirlas al pie de la letra. Faltar a sus obligaciones genera inconvenientes.
Un buen administrador debe actuar a tiempo, buscar solución a los problemas que presenten las instalaciones de la comunidad, asegurarse de que se haga el mantenimiento necesario, actuar en nombre de la comunidad cuando así se requiera, etc.
Asimismo, el administrador debe tener buena comunicación con la comunidad de vecinos. De lo contrario, puede generar desconfianza y dificultar la resolución de problemas.
Incrementos de honorarios sin justificación
Cualquier aumento en los honorarios debe tener una explicación clara. Si hay algún aumento injustificado, es necesario hacer una revisión para evaluar los servicios prestados y los honorarios acordados en el contrato.
Además, un aumento injustificado puede generar descontento, disputas en la comunidad de vecinos.
Marco legal aplicable: Ley de Propiedad Horizontal y normativa autonómica
El cambio de administrador está regulado por la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). De igual manera es posible la existencia de normas autonómicas.
En cuanto al nombramiento del administrador, la LPH establece que el presidente de la junta de propietarios ejercerá el cargo de administrador, a menos que los estatutos lo dispongan de otra manera. Si se dispone que sea una persona diferente, el cargo de administrador lo puede ejercer cualquier propietario, persona física o corporación que esté preparada para el mismo.
Según el artículo 13 de la LPH el presidente de la junta nombra al administrador, previo acuerdo con la junta.
En cuanto al cese del administrador, está regulado por el artículo 20 que establece que la junta puede acordar el cese de sus funciones.
¿Cómo cambiar de administrador de fincas?
Si hay, aunque sea un vecino, que piense que se debe sustituir al administrador de fincas, y este consigue el apoyo de otros miembros, el primer paso es hacer una propuesta a toda la comunidad de propietarios.
La propuesta para cambiar al administrador de fincas puede hacerla uno solo de los propietarios de la comunidad. Sin embargo, esta debe presentarse formalmente ante la Junta.
La convocatoria para la Junta se puede realizar de dos maneras. Una, por el presidente de la comunidad, quien entre sus atribuciones puede convocar una junta sin que haya más convocantes.
La otra forma es que mínimo 25 % de los miembros de la comunidad se reúnan y hagan la petición para que se convoque a la junta. En este último caso, es muy importante que el 100 % de los vecinos sea notificado de esta junta.
Para solicitar el cambio del administrador de fincas, puede realizarse una junta de manera extraordinaria en que solo se trate este punto; o se puede incluir dentro de los temas a tratar en una junta ordinaria.
Al momento de la Junta, se debe dejar constancia de la decisión de cambiar al administrador de fincas, mediante un acta, que indique:
- Quién o quienes han hecho la convocatoria para la junta.
- Fecha de la convocatoria
- Duración de la junta, indicando la fecha de inicio de la reunión y la fecha de culminación.
- Debe indicar claramente a cuáles acuerdos se ha llegado, y el resultado de las votaciones.
- Firma del presidente de la Junta y secretario, para darle validez al acta.
En este último punto cabe destacar que en muchas oportunidades es el administrador de fincas quien tiene el cargo de secretario de la junta. En ese caso, mientras dure el período de transición, el acta estará firmada únicamente por el presidente
Esta acta sirve para notificar al administrador de fincas la decisión que ha tomado la junta, y tiene un plazo de 30 días para entregar el cargo y toda la documentación que estaba bajo su custodia.
¿Cuántos votos se necesitan para cambiar administrador de fincas?
Al momento de realizar la Junta, para poder proceder a cambiar al administrador de fincas, es necesario que se cumplan 2 requisitos en cuanto a la votación.
- Lo primero es que se necesita que la mayoría simple de los vecinos apruebe la propuesta. Es decir, que del número de propietarios, la mitad más uno debe estar de acuerdo con la sustitución del administrador.
- Y lo segundo, es que se requiere que estén presentes o representados en la junta por lo menos el 50 % más uno de los vecinos. Esto quiere decir que para la votación debe hacer una cuota de participación mayor al 50 %.
¿Quién puede terminar el contrato del administrador?
El presidente de la junta por sí solo no puede terminar el contrato del administrador de fincas. En caso de que la propuesta sea dada por el propio presidente de la comunidad de vecinos, él podrá, gracias a su cargo y a las potestades que tiene, convocar la junta para proponer el término de la relación laboral con el administrador.
Si el presidente no está de acuerdo, serán los vecinos (al menos 25 %) quienes hagan el llamado a la junta.
En resumen, no es una persona la que puede terminar el contrato con el administrador de fincas. Se requiere de la realización de una junta, ya sea ordinaria o extraordinaria, y someterlo a votación.
Será el resultado de la votación lo que determine si el administrador debe ser despedido o no.
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Revisión legal y contractual antes del cambio
Durante una junta extraordinaria de propietarios se puede tratar el tema de cambio de administrador de fincas. Pero antes de ello se deben verificar los contratos, que, en general, tienen una duración de un año. Pero se debe verificar si en el documento está establecido algo diferente. O, se deben tener pruebas de las faltas en sus funciones.
Notificación de cese y aspectos de indemnización
Es deber del secretario o el presidente de la junta de propietarios, redactar un acta en la que se le notifique por escrito, al actual administrador de fincas, el cese de la relación laboral. Documento que se recomienda enviar con al menos un mes de anticipación.
En los casos en los que el término del contrato suceda antes de lo establecido, y cuando la causa sea por despido injustificado, será necesario pagar una indemnización al administrador de fincas con el monto total que le correspondería hasta el final del contrato. Si, por el contrario, hay una causa justa para el cese, entonces no será necesario indemnizar al trabajador.
¿Cuándo se puede despedir a un administrador de fincas?
El administrador de fincas puede ser despedido porque la comunidad desea sustituirlo o porque incumple con el contrato y con las funciones que acordaron al inicio de la relación laboral.
Si hay razones para el despido, se deben tener las pruebas necesarias y poder prescindir de los servicios sin pagar las mensualidades faltantes. En caso, que no se pueda comprobar, se debe pagar al administrador todos los meses de salario que le corresponden según su contrato. Si queda poco tiempo es preferible esperar que culmine el período.
Cualquiera de estos procedimientos, requiere de la votación de la mayoría de los vecinos en una junta. Si tienes dudas sobre el procedimiento puedes ponerte en contacto con nosotros.
Identificación y comunicación de causa justa
El administrador de fincas puede estar incumpliendo sus funciones y actuando con negligencia en casos de no cumplir con sus labores como asesor y por no gestionar de manera adecuada las subvenciones.
También las acciones y decisiones que tome este profesional, y que vayan en perjuicio de los bienes de la comunidad o de las personas, son consideradas faltas o incumplimiento de contrato. Sin embargo, es importante recalcar que ante este tipo de situaciones, se debe demostrar que lo sucedido ha sido intencional. Y, tener pruebas de la culpabilidad del administrador de fincas.
Algunas de las acciones que se consideran mala praxis por parte de un administrador de fincas y que pueden ser causas justas para terminar el contrato, son:
- No cumplir con las obligaciones establecidas por la ley para estos profesionales.
- Conflicto de intereses
- No reportar las decisiones, gastos o contrataciones de manera transparente.
- Cometer actos negligentes que deriven en problemas graves.
- Abusar de su autoridad dentro de la comunidad.
Selección del nuevo administrador y traspaso de documentación
Durante la junta de propietarios también se realiza una votación en la que los asistentes aprueban o no que se contrate un nuevo administrador de fincas. Aunque no es una obligación tener uno, en la práctica sus conocimientos y experiencia sobre la gerencia de una comunidad de propietarios resulta muy efectivo y mejora el funcionamiento de los procesos relacionados con la administración, las leyes y el cumplimiento de las reglas.
Como comunidad, lo mejor es que consideren varios candidatos. Y que elijan la opción que más les parezca, según sus necesidades.
Una vez que se determine el cese del contrato, el administrador saliente deberá hacer entrega de la información y documentación que ha tenido a su cargo durante el ejercicio de sus funciones. Para ello cuenta con un plazo de un mes.
Documentación que debe entregar el administrador saliente
Cuando cesen sus funciones, el administrador saliente debe entregar a la junta la información de la comunidad. Esto incluye:
- Libro de actas, CIF, pólizas de seguros vigentes y contratos suscritos en nombre de la comunidad.
- Estados contables, conciliaciones bancarias y fondos de la comunidad.
- Contraseñas de acceso a plataformas digitales de la comunidad; así como las llaves de las instalaciones comunes.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacer cuando un administrador de fincas no cumple?
Si el administrador de fincas no cumple sus funciones y obligaciones, los vecinos tienen la opción de votar y terminar el contrato. Si no existe un contrato, se asume que el tiempo de vigencia del administrador de fincas en el cargo, es de un año.
Para comprobar que el administrador de fincas no cumple con sus funciones no basta solo con decirlo, deben existir pruebas. También se debe tener constancia de llamados de atención, quejas, avisos en los que se le haya hecho saber que no está haciendo una buena labor.
¿Cuánto dura el contrato de un administrador de fincas?
Las comunidades de vecinos pueden elaborar contratos internos con sus administradores de fincas por el tiempo que ellos consideren adecuado.
Cuando no existe un contrato firmado, queda implícito que el tiempo de duración del administrador de fincas en el cargo, será de un año desde la fecha de su nombramiento o inicio de sus labores. Si pasado el año, el administrador continúa en sus funciones, se asume un período nuevo por un año más.
Aunque suene complicado, el proceso de cómo cambiar de administrador de fincas solo requiere cumplir con las normativas plasmadas en la ley. De esta forma, no habrá inconvenientes en el procedimiento. Por ello, es importante si no tienen el suficiente conocimiento buscar ayuda profesional.
Jorge Hita
Arquitecto Técnico. Gestión y dirección de proyecto y obra.
